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Gara in n. 5 lotti per l’acquisizione del servizio di digitalizzazione “in situ” dei fascicoli consolari cartacei conservati negli archivi dei Consolati Generali italiani presenti in Francia: CHIARIMENTI

Garanzia provvisoria

Come deve essere calcolata la garanzia provvisoria?

L’articolo 15 del D.M. n. 192/2017 prevede che la garanzia provvisoria per la partecipazione alle procedure di gara sia uguale al 2 per cento dell’importo a base di gara, al netto dell’IVA.

Come stabilito dall’art. 7 del bando di gara, va presentata in sede di offerta una “garanzia provvisoria pari al 2% della base di gara, in originale, bancaria o assicurativa, autonoma e a prima domanda, con espressa rinuncia del beneficio della preventiva escussione del debitore principale e con operatività entro dieci giorni dalla semplice richiesta scritta della stazione appaltante”.

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Data limite di presentazione dell’offerta

Qual è la data limite per la presentazione dell’offerta?

L’articolo 6.1 del bando di gara prevede che: “Il termine per la ricezione delle offerte è di sessanta dalla pubblicazione del bando”. Il bando è stato pubblicato il 10/6/2022.

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Modalità di presentazione dell’offerta

L’offerta può essere presentata esclusivamente in formato cartaceo?

L’offerta deve essere presentata esclusivamente in formato cartaceo e conformemente alle modalità indicate all’articolo 6 del bando di gara.

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Volume atteso di documenti digitalizzati

Qual è il volume atteso di documenti digitalizzati per i vari siti?

Per le Sedi di Nizza e Marsiglia l’appalto ha l’obiettivo di digitalizzare tutti i documenti. Per le sedi di Parigi, Lione e Metz l’appalto mira a digitalizzare quanti più documenti possibili, nel limite di budget indicato.

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Lingua dei documenti da digitalizzare

Qual è la percentuale di documenti da digitalizzare in lingua italiana?

Circa l’85-90% dei documenti da digitalizzare è redatto in italiano.

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Metadati per le aggregazioni

Nei metadati di aggregazione, quali saranno i dati da inserire e quali saranno già presenti in un file fornito dai Consolati?

I consolati metteranno a disposizione un software che permetterà di generare un file XML a partire dai metadati che verranno inseriti per ogni documento/aggregazione.

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Fornitura di materiale

All’articolo 19 del Capitolato tecnico è indicato il materiale da fornire per ciascuno dei Consolati. Il software QNAP deve essere installato presso ogni Consolato, e quindi su ciascuna delle infrastrutture?

Sì: deve essere fornito un paio di QNAP per ogni Consolato.

Questa installazione sarà gestita tramite le risorse interne dei Consolati?

L’installazione e la configurazione iniziale dei server QNAP saranno effettuate dall’azienda aggiudicataria, cui saranno forniti i parametri di configurazione, oltre che un manuale.

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Importazione dei dati nel QNAP

Esistono metodi di importazione specifici per l’integrazione dei dati in QNAP, o i file generati dalla digitalizzazione saranno resi messi a disposizione dei responsabili di progetto di ogni Consolato per l’integrazione?

I file (.pdf e Xml) prodotti dalla digitalizzazione degli archivi devono essere consegnati a ciascun Consolato mediante DVD o altro supporto di memorizzazione rimovibile. L’importazione finale dei file in QNAP sarà effettuata dai Consolati.

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Requisiti speciali di partecipazione

In merito al punto “4.2- Requisiti speciali di qualificazione” del Bando di gara, si chiede se sia necessario essere in possesso di entrambi gli standard per i sistemi organizzativi e di sicurezza conformi indicati, quindi sia ISO 9001 che ISO 27001.

Entrambi gli standard devono essere posseduti dalle aziende che intendono partecipare alla gara. Tale previsione è richiesta dalle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici – all. 3” elaborate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

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Modalità di presentazione dell’offerta

Comprendiamo che è necessario rispondere o a tutti i lotti 1, 2 e 3 ovvero ai lotti 4 e 5, e che non è possibile posizionarsi ad esempio sui lotti 1, 2 e 4. È così?

Non è obbligatorio presentare offerta per tutti i lotti 1, 2 e 3 ovvero per entrambi i lotti 4 e 5. È possibile posizionarsi ad esempio sui lotti 1, 2 e 4.

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Trattamento degli archivi fisici

A parte le manipolazioni specifiche dell’attività di digitalizzazione, è previsto un trattamento speciale sugli archivi fisici (o il semplice ricondizionamento iniziale)?

A parte le manipolazioni specifiche dell’attività di digitalizzazione, non è previsto alcun trattamento particolare degli archivi fisici. Si richiede la semplice rimessa in pristino delle condizioni iniziali.

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Lista delle tipologie documentali

L’elenco dei tipi di documenti presentato nella tabella 3 dell’allegato 2b è esaustivo o suscettibile di modifiche?

L’elenco dei tipi di documenti presentato nella tabella 3 dell’allegato 2b è esaustivo.

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Trattamento dei file digitalizzati

I file digitalizzati dovranno essere riorganizzati digitalmente o il risultato della digitalizzazione finale dovrà essere rigorosamente conforme all’archivio cartaceo?

I file scansionati devono essere organizzati secondo l’articolo 10 del Capitolato tecnico: “Tutti i documenti PDF/A che fanno parte di uno stesso fascicolo cartaceo dovranno essere salvati nella stessa cartella di file. Pertanto, a ciascun fascicolo cartaceo corrisponderà un fascicolo informatico (c.d. cartella/folder) che avrà lo stesso nome del fascicolo SIFC (o, in casi eccezionali, del fascicolo cartaceo)”.

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Modalità di presentazione dell’offerta

Desideriamo poter rispondere per tutti e 5 i lotti, circostanza che non è autorizzata dal bando di gara (massimo 3 loitti). Questa limitazione è suscettibile di essere rivista?

No

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Postazioni di lavoro

Al fine di aumentare il numero dei dossier digitalizzati, è possibile installare due postazioni di lavoro?

L’offerente può installare le postazioni di lavoro che reputa opportune nei locali che gli sono messi a disposizione da ogni Consolato

I mobili da ufficio utili alla prestazione (tavoli, scrivanie…) saranno forniti dal Consolato?

Sì, il mobilio “standard” sarà fornito dal Consolato.

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Dimensionamento del materiale

Per dimensionare al meglio le apparecchiature, potete indicare quanti impiegati a tempo pieno saranno a regime destinati alle operazioni di preparazione / digitalizzazione / indicizzazione? Dobbiamo considerare che sono i 2 dipendenti formati in ogni consolato?

Allo stato attuale la risposta è sì.

 

Ultimo aggiornamento: 22/07/2022