Garanzia provvisoria
Come deve essere calcolata la garanzia provvisoria?
L’articolo 15 del D.M. n. 192/2017 prevede che la garanzia provvisoria per la partecipazione alle procedure di gara sia uguale al 2 per cento dell’importo a base di gara, al netto dell’IVA.
Come stabilito dall’art. 7 del bando di gara, va presentata in sede di offerta una “garanzia provvisoria pari al 2% della base di gara, in originale, bancaria o assicurativa, autonoma e a prima domanda, con espressa rinuncia del beneficio della preventiva escussione del debitore principale e con operatività entro dieci giorni dalla semplice richiesta scritta della stazione appaltante”.
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Data limite di presentazione dell’offerta
Qual è la data limite per la presentazione dell’offerta?
L’articolo 6.1 del bando di gara prevede che: “Il termine per la ricezione delle offerte è di sessanta dalla pubblicazione del bando”. Il bando è stato pubblicato il 10/6/2022.
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Modalità di presentazione dell’offerta
L’offerta può essere presentata esclusivamente in formato cartaceo?
L’offerta deve essere presentata esclusivamente in formato cartaceo e conformemente alle modalità indicate all’articolo 6 del bando di gara.
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Volume atteso di documenti digitalizzati
Qual è il volume atteso di documenti digitalizzati per i vari siti?
Per le Sedi di Nizza e Marsiglia l’appalto ha l’obiettivo di digitalizzare tutti i documenti. Per le sedi di Parigi, Lione e Metz l’appalto mira a digitalizzare quanti più documenti possibili, nel limite di budget indicato.
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Lingua dei documenti da digitalizzare
Qual è la percentuale di documenti da digitalizzare in lingua italiana?
Circa l’85-90% dei documenti da digitalizzare è redatto in italiano.
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Metadati per le aggregazioni
Nei metadati di aggregazione, quali saranno i dati da inserire e quali saranno già presenti in un file fornito dai Consolati?
I consolati metteranno a disposizione un software che permetterà di generare un file XML a partire dai metadati che verranno inseriti per ogni documento/aggregazione.
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Fornitura di materiale
All’articolo 19 del Capitolato tecnico è indicato il materiale da fornire per ciascuno dei Consolati. Il software QNAP deve essere installato presso ogni Consolato, e quindi su ciascuna delle infrastrutture?
Sì: deve essere fornito un paio di QNAP per ogni Consolato.
Questa installazione sarà gestita tramite le risorse interne dei Consolati?
L’installazione e la configurazione iniziale dei server QNAP saranno effettuate dall’azienda aggiudicataria, cui saranno forniti i parametri di configurazione, oltre che un manuale.
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Importazione dei dati nel QNAP
Esistono metodi di importazione specifici per l’integrazione dei dati in QNAP, o i file generati dalla digitalizzazione saranno resi messi a disposizione dei responsabili di progetto di ogni Consolato per l’integrazione?
I file (.pdf e Xml) prodotti dalla digitalizzazione degli archivi devono essere consegnati a ciascun Consolato mediante DVD o altro supporto di memorizzazione rimovibile. L’importazione finale dei file in QNAP sarà effettuata dai Consolati.
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Requisiti speciali di partecipazione
In merito al punto “4.2- Requisiti speciali di qualificazione” del Bando di gara, si chiede se sia necessario essere in possesso di entrambi gli standard per i sistemi organizzativi e di sicurezza conformi indicati, quindi sia ISO 9001 che ISO 27001.
Entrambi gli standard devono essere posseduti dalle aziende che intendono partecipare alla gara. Tale previsione è richiesta dalle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici – all. 3” elaborate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
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Modalità di presentazione dell’offerta
Comprendiamo che è necessario rispondere o a tutti i lotti 1, 2 e 3 ovvero ai lotti 4 e 5, e che non è possibile posizionarsi ad esempio sui lotti 1, 2 e 4. È così?
Non è obbligatorio presentare offerta per tutti i lotti 1, 2 e 3 ovvero per entrambi i lotti 4 e 5. È possibile posizionarsi ad esempio sui lotti 1, 2 e 4.
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Trattamento degli archivi fisici
A parte le manipolazioni specifiche dell’attività di digitalizzazione, è previsto un trattamento speciale sugli archivi fisici (o il semplice ricondizionamento iniziale)?
A parte le manipolazioni specifiche dell’attività di digitalizzazione, non è previsto alcun trattamento particolare degli archivi fisici. Si richiede la semplice rimessa in pristino delle condizioni iniziali.
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Lista delle tipologie documentali
L’elenco dei tipi di documenti presentato nella tabella 3 dell’allegato 2b è esaustivo o suscettibile di modifiche?
L’elenco dei tipi di documenti presentato nella tabella 3 dell’allegato 2b è esaustivo.
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Trattamento dei file digitalizzati
I file digitalizzati dovranno essere riorganizzati digitalmente o il risultato della digitalizzazione finale dovrà essere rigorosamente conforme all’archivio cartaceo?
I file scansionati devono essere organizzati secondo l’articolo 10 del Capitolato tecnico: “Tutti i documenti PDF/A che fanno parte di uno stesso fascicolo cartaceo dovranno essere salvati nella stessa cartella di file. Pertanto, a ciascun fascicolo cartaceo corrisponderà un fascicolo informatico (c.d. cartella/folder) che avrà lo stesso nome del fascicolo SIFC (o, in casi eccezionali, del fascicolo cartaceo)”.
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Modalità di presentazione dell’offerta
Desideriamo poter rispondere per tutti e 5 i lotti, circostanza che non è autorizzata dal bando di gara (massimo 3 loitti). Questa limitazione è suscettibile di essere rivista?
No
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Postazioni di lavoro
Al fine di aumentare il numero dei dossier digitalizzati, è possibile installare due postazioni di lavoro?
L’offerente può installare le postazioni di lavoro che reputa opportune nei locali che gli sono messi a disposizione da ogni Consolato
I mobili da ufficio utili alla prestazione (tavoli, scrivanie…) saranno forniti dal Consolato?
Sì, il mobilio “standard” sarà fornito dal Consolato.
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Dimensionamento del materiale
Per dimensionare al meglio le apparecchiature, potete indicare quanti impiegati a tempo pieno saranno a regime destinati alle operazioni di preparazione / digitalizzazione / indicizzazione? Dobbiamo considerare che sono i 2 dipendenti formati in ogni consolato?
Allo stato attuale la risposta è sì.
Ultimo aggiornamento: 22/07/2022