Garantie provisoire
Comment doit être calculée la garantie provisoire ?
L’article 15 de l’arrêté ministériel n. 192/2017 prévoit que la garantie provisoire pour la participation aux appel d’offres soit égale au 2% du montant de base de l’offre hors TVA.
Comme établi par l’article 7 de l’appel d’offres, chaque soumissionnaire doit présenter « une garantie provisoire égale à 2 % de la base de l’offre, en original, bancaire ou d’assurance, indépendante et à première demande, avec renonciation expresse au bénéfice de l’exécution préalable du débiteur principal et avec mise en œuvre dans les dix jours d’une simple demande écrite du Pouvoir adjudicateur ».
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Date limite de remise de l’offre
Quelle est la date limite de remise de l’offre ?
L’article 6.1 de l’appel d’offres prévoit que : « Le délai de réception des offres est de soixante jours à compter de la publication de l’appel d’offres ». L’appel d’offres a été publié le 10/6/2022.
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Modalité de présentation de l’offre
L’offre doit être remise en format papier uniquement ?
L’offre doit être remise en format papier uniquement et conformément aux modalités indiquées à l’article 6 de l’appel d’offres.
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Volume attendu de documents numérisés sur les sites
Quel est le volume attendu de documents numérisés sur les sites ?
Pour les sites de Nice et Marseille l’appel d’offres vise à numériser la totalité des documents. Pour les sites de Paris, Lyon et Metz l’appel d’offres vise à numériser le plus grand nombre possible de documents compte tenu de la limite budgétaire indiquée.
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Langue des documents à numériser
Pouvez-vous nous indiquer le pourcentage des documents à numériser qui sont dans la langue italienne ?
Environ le 85-90% des documents à numériser est en italien.
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Métadonnées d’agrégation
Dans les métadonnées d’agrégation pouvez-vous nous indiquer quels seront les données à saisir et celles qui seront déjà présentes dans un fichier fourni par les consulats ?
Les Consulats mettront à disposition un software qui permettra de générer un file Xml à partir des métadonnées qui seront renseignés pour chaque document/agrégation.
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Fourniture de matériel
Dans l’article 19 du document « spécifications_techniquesfirmato.pdf » il est indiqué le matériel à fournir pour chacun des consulats. Le logiciel QNAP qui sera installé le sera pour chaque consulat ? et donc sur chacune des infrastructures ?
Oui : un couple de QNAP pour chaque Consulat.
Cette installation sera bien opérée via vos ressources internes ?
L’installation et la première configuration des serveurs QNAP seront effectuées par l’entreprise qui aura emporté le marché. On fournira à ladite entreprise les paramètres de configuration, ainsi qu’un manuel.
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Import des données dans QNAP
Existe-il des modalités d’import spécifiques pour intégration des données dans QNAP ou les fichiers générés par la numérisation seront mis à disposition des Chefs de Projets de chaque consulat pour intégration ?
Les files (.pdf ed Xml) produits par la numérisation des archives devront etre remis à chaque Consulat au moyen d’un DVD ou autre support de stockage amovible. L’importation finale des files dans le QNAP sera effectuée par les Consulats.
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Exigences particulières de qualification
En ce qui concerne le point « 4.2- Exigences particulières de qualification » de l’appel d’offres, la question est de savoir s’il faut être en possession à la fois des normes des systèmes d’organisation et de sécurité conformes indiqués, donc à la fois ISO 9001 et ISO 27001.
Les deux normes doivent être possédées par les entreprises souhaitant participer à l’appel d’offres. Cette disposition est requise par les « Lignes directrices sur la formation, la gestion et le stockage des documents informatiques – annexe 3 « préparé par l’Agenzia per l’Italia Digitale.
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Modalité de présentation de l’offre
Nous comprenons qu’il faut répondre soit à l’ensemble des lots 1, 2 et 3 ou à celui des lots 4 et 5. Mais qu’il n’est pas possible de se positionner par exemple sur les lots 1, 2 et 4. Est-ce bien le cas ?
Il n’est pas obligatoire de répondre à l’ensemble des lots 1, 2 et 3 ou à celui des lots 4 et 5. Il est possible de se positionner par exemple sur les lots 1, 2 et 4.
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Traitement des archives physiques
En dehors des manipulations propres à l’activité de numérisation, est-il attendu un traitement particulier sur les archives physiques (ou simple remise en condition initiale) ?
En dehors des manipulations propres à l’activité de numérisation, aucun traitement particulier sur les archives physiques n’est attendu. Il est demandé la simple remise en condition initiale.
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Liste des types documents
La liste des types documents présentée dans le tableau 3 de l’annexe 2b est elle exhaustive ou susceptible d’évoluer ?
La liste des types documents présentée dans le tableau 3 de l’annexe 2b est exhaustive.
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Traitement des dossiers numérisés
Les dossiers numérisés devront-ils être réorganisés numériquement ou le livrable final doit-il être strictement conforme à l’archive papier ?
Les dossiers numérisés devront être organisés selon l’article 10 des « spécifications techniques » : « Tous les documents PDF/A qui font partie du même fichier papier doivent être enregistrés dans le même dossier. Par conséquent, chaque dossier papier correspondra à un fichier informatique (appelé dossier/folder) portant le même nom que le dossier SIFC (ou, dans des cas exceptionnels, que le dossier papier) ».
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Modalité de présentation de l’offre
Nous souhaiterions pouvoir répondre pour les 5 lots, ce qui n’est pas autorisé dans l’appel d’offre (max. 3 lots). Ce point peut-il être revu?
Non
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Espaces de travail
Afin d’augmenter le nombre de dossiers numérisés, est-il envisageable d’installer deux espaces de travail ?
Le soumissionnaire peut installer les espaces de travail qu’il souhaite dans les locaux qui sont mis à sa disposition par chaque Consulat.
Pour le matériel utile à la prestation (table de préparation, bureau, …) doit-on considérer qu’il sera fourni ?
Normalement le matériel « standard » est mis à disposition par chaque Consulat.
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Dimensionnement du matériel
Afin de dimensionner au mieux le matériel, pouvez-vous nous dire combien d’ETP seront à terme prévus pour mener à bien les opérations de préparation – numérisation – indexation ? Doit-on considérer que ce sont les 2 employés formés sur chaque consulat?
A ce stade la réponse est : oui.
Dernière mise à jour: 22/07/2022