Langue de présentation des documents
En référence au point 6.3 qui parle de la langue de présentation des documents, une simple traduction des documents est-elle suffisante?
Tous les documents qui composent l’offre doivent être rédigés en français. Dans le cas contraire, l’offre doit être accompagnée d’une traduction en français (une traduction assermentée n’est pas requise).
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Modalités d’attestation des prérequis
Les lettres de référence confirmant notre expérience dans des services similaires sont-elles suffisantes pour satisfaire les prérequis énoncés au point 4.3 de l’appel d’offres ?
Les lettres de référence sont utiles mais ne sont pas suffisantes; comme il est indiqué dans l’appel d’offres au point 4.3, une documentation spécifique doit être jointe avec des éléments objectifs (contrats ou factures, etc.) permettant de déduire le type de prestations réalisées et les montants correspondants.
Pouvez-vous nous indiquer où il est possible de trouver les formulaires DGUE – DC1 – DC2 ?
Les formulaires DC1 et DC2 sont disponibles ici: https://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-du-candidat . Le formulaire DGUE peut être rempli en ligne puis imprimé ici: https://espd.eop.bg/espd-web/response/eo/procedure
Le nombre d’années d’expérience requis pour obtenir le maximum de 15 points conformément au point 7.2 a) de l’Annexe 1, soit 30 ans, ne permet qu’à quelques opérateurs économiques de présenter une offre et d’obtenir la note maximale. Est-il possible que cette clause soit reformulée pour permettre à davantage d’opérateurs économiques de participer à la procédure d’appel d’offres?
La clause et, plus généralement, le règlement de l’appel d’offres, ne peuvent pas être modifiés, conformément à la législation en vigueur.
Cet appel d’offres est ouvert aux opérateurs économiques de l’Union européenne, à ceux mentionnés à l’article 25 de la directive 2014/24/UE, ainsi qu’à ceux qui remplissent les conditions et autorisations requises par la législation française. Les opérateurs économiques, individuels ou associés, pour lesquels il existe des causes d’exclusion conformément aux articles 94 à 98 du décret législatif n° 36/2023 seront exclus de cette procédure, conformément aux mêmes articles.
Par conséquent, compte tenu de ce qui précède, des opérateurs économiques non européens ou multinationaux peuvent-ils également participer à cet appel d’offres ?
Le règlement d’appel d’offres fait référence à l’article 25 de la directive européenne 2014/24, selon lequel:
“In so far as they are covered by Annexes 1, 2, 4 and 5 and the General Notes to the European Union’s Appendix I to the GPA and by the other international agreements by which the Union is bound, contracting authorities shall accord to the works, supplies, services and economic operators of the signatories to those agreements treatment no less favourable than the treatment accorded to the works, supplies, services and economic operators of the Union”.
Par conséquent, la participation est également ouverte aux opérateurs économiques non européens, à condition qu’ils soient établis dans des pays qui font partie de l’Accord sur les marchés publics (AMP) signé à Marrakech le 15 avril 1994 ou d’autres accords internationaux desquels fait partie l’Union européenne.
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Opérations de numérisation
Est-il possible d’effectuer certaines opérations du processus de numérisation (par exemple pilotage, tests, production de fichiers XML, PDF/A, pilotage qualité, etc.) à distance à travers la connexion de postes informatiques à installer dans les Consulats vers des serveurs à distance ?
Nos politiques de sécurité ne nous permettent pas de stocker les données des archives consulaires sur des serveurs externes. De plus, l’art. 21 de l’annexe 4 de l’appel d’offres prévoit, une fois les opérations terminées, la suppression sécurisée de toutes les données stockées dans les supports de stockage utilisés par l’opérateur économique.
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Cession du marché et sous-traitance
L’Article 9 de l’Annexe 1 de l’appel d’offres confirme la possibilité d’une sous-traitance ultérieure par le titulaire du Marché sous réserve de produire les pièces demandées aux articles 9.3 et 9.4 de l’Annexe 2. Toutefois une sous-traitance ultérieure semble être interdite dans l’article IV.6 de l’Annexe 3 « Clauses de protection des données à caractère personnel » qui indique que le sous-traitant (titulaire du marché) doit respecter l’interdiction de désigner des sous-traitants ultérieurs. Est-ce qu’une sous-traitance ultérieure est donc autorisée ?
La sous-traitance est bien possible mais elle doit être signalée dans l’offre dans laquelle l’opérateur économique doit indiquer les éventuels sous -traitants prévus et leur missions respectives. Des sous- traitants ultérieurs ne sont pas admis après la présentation de l’offre.
Pouvez-vous confirmer que le sous-traitant doit fournir les mêmes documents que ceux prévus par le Titulaire du contrat (cf. Annexe 1, 7.1 a) b), c) f) et j)?
Nous confirmons qu’il faudra fournir les mêmes documents
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Acte d’engagement (Annexe 7, Art. 3.1 Prix et Frais de sécurité)
Quel montant faut-il indiquer dans ce document? Pouvez-vous confirmer que cela correspond à « Les participants devront indiquer dans leur offre économique les coûts relatifs au respect des dispositions en matière de santé et de sécurité au travail, y compris en ce qui concerne les risques d’interférence. » (Annexe 1 – Appel d’offres, 1.4 Montant de base de l’offre).
Nous confirmons cela.
Comment allez-vous évaluer notre offre de prix?
Nous allons évaluer le montant global (x € + y €) incluant l’offre économique (x €) et les frais de sécurité (y €). Le prix des frais de sécurité est détaillé à part pour vérifier la congruité mais il fait bien partie de l’offre globale.
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Modalités de présentation des offres
Quelles informations doivent être indiquées sur l’enveloppe contenant l’offre ?
Sur l’enveloppe qui contient l’offre il est suffisant d’indiquer le nom de l’Opérateur économique, son siège social et son adresse. Les autres informations seront contenues dans l’enveloppe A.
Est-il possible de compléter l’offre technique en joignant des annexes ?
Vous pouvez joindre des annexes à condition que le nombre maximal des pages indiqué dans l’appel d’offres soit respecté.
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Certifications
Pouvez-vous préciser si la candidature d’un prestataire disposant de 10 ans d’expérience dans ce type de projets et de nombreuses et prestigieuses références mais ne disposant pas de certificats ISO 9001 et ISO 27001 sera prise en compte ? L’Ambassade et les Consulats disposent-ils de tels certificats ?
Je vous confirme que le prestataire doit avoir la certification demandée; les sous-traitants devront également disposer des certificats ISO 9001 et ISO 27001 s’ils sont destinés aux mêmes missions. Ni l’Ambassade ni les Consulats disposent de tels certificats.
En ce qui concerne les certifications ISO9001 et ISO27001, est-il possible de présenter une auto-déclaration du type « Certification en phase d’acquisition » ?
Comme prévu par l’appel d’offres, les conditions doivent être remplies au moment de la soumission de l’offre, l’auto-certification proposée n’est donc pas autorisée.
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Garantie de bonne exécution du contrat (cf. Annexe 1, Art. 10)
Afin de préparer au mieux la garantie bancaire, pourriez-vous nous communiquer la date prévisionnelle de notification du marché ?
Nous ne pouvons indiquer une date prévisionnelle de notification du marché. Nous renvoyons aux délais indiqués à l’article 8 de l’appel d’offres.
Est-ce que nous devons respecter un modèle précis ? Si oui, pouvez-vous nous le fournir en format électronique? A défaut, pouvez-vous nous proposer un rédactionnel en particulier sur la durée de garantie pour chacun des deux lots ?
Il n’y a pas de modèles particuliers à respecter. L’important est que la garantie soit conforme aux exigences posées par ledit article 10, y compris concernant sa durée.
Cette garantie bancaire porte-t-elle sur le montant HT ou le montant TTC ?
La garantie à présenter est sur le montant hors taxes.
Pouvez-vous nous confirmer que la garantie de 2 % court jusqu’à fin juin 2024 ?
Ledit article précise que « La garantie provisoire doit être effective pendant au moins 180 jours à compter de la date de soumission de l’offre et comporter l’engagement du garant de renouveler son efficacité pour une nouvelle période de 90 jours si la validité de l’offre présentée par l’Opérateur économique est prolongée conformément au point g) ci-dessus ».
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Visite sur site (Annexe 1, Art.2)
Lors de la visite sur site, nous n’avons pas obtenu la même estimation du volume total de dossiers, que celle du cahier des charges. Peut-on s’engager sur un volume maximum de prestation?
Le numéro des dossier est une estimation et l’opérateur économique est obligé à effectuer une visites des locaux consulaires avant de présenter son offre (Art.2 de l’Annexe 1). Le prix offert pour chaque lot doit etre globale et forfaitaire et doit couvrir la numérisations de tous les dossier présents sur place. Les offres portant sur des montants égaux ou supérieurs à ceux de base de l’appel d’offre ne seront pas acceptés.
Dernière mise à jour: 25/10/2023